Hogyan hozzunk létre és szervezzünk egy projektmenedzsment ellenőrzőlistát vagy ellenőrzőlista sablont

A projektmenedzserek jellemzően egy sor folyamatot használnak a projekt erőfeszítéseinek összehangolására. Ez biztosítja, hogy a projektcsapat tagjai megértsék, mit kell tenni és mikor kell befejezni. A Projektmenedzsment Intézet öt folyamatcsoportot határoz meg: kezdeményezés, tervezés, végrehajtás, felügyelet és ellenőrzés és zárás. A projektmenedzsment ellenőrző lista létrehozása és szervezése segít hatékonyan strukturálni a projektet, és gondoskodik arról, hogy teljesítse az összes javasolt lépést a projekt sikeréhez. Hozzon létre egy ellenőrzőlistát minden folyamathoz, vagy hozzon létre egy általános ellenőrzőlista sablont minden folyamathoz, a projekt méretétől és hatókörétől függően. Kisebb projektek esetében egy ellenőrző lista megfelelőbb és könnyebben kezelhető.

1.

Vezessen egy csapatvezetőt, hogy ötleteket gyűjtsön a projekt nyomon követésére és ellenőrzésére szolgáló elemekről. Töltse le és vizsgálja meg a minta ellenőrző listáját. Például a Microsoft Office webhelye egy projekt-kezdeményezés ellenőrzőlista sablont tartalmaz, amelyet a csapat értékelhet és testreszabhatja a projekthez.

2.

Nyisson meg egy új dokumentumot a saját projektmenedzsment ellenőrzőlista vagy ellenőrző lista sablonok létrehozásához. A lap tetejére írjon be egy címet, mint például a „Projekt menedzsment ellenőrzőlista” és helyezze középre. Például a Microsoft Word használatával kattintson az Otthoni eszköztár középső gombjára.

3.

Hozzon létre egy listát félkövér betűtípussal. A listabejegyzéseknek tartalmaznia kell a projekt nevét, a kezelőt, a szponzort, az ügyfelet, a dátumot és egyéb releváns részleteket. Mentse el a felismerhető nevű fájlt, például a Project Checklist Heading (Projektellenőrző lista) címet, ha más dokumentumok sablonaként szeretné újra használni.

4.

Adjon hozzá egy címet az első projektfázishoz az "Inicializálás" szöveg beírásával. Helyezzen be egy táblázatot a folyamatban szereplő lépések felsorolásához. Például a Microsoft Word használatával kattintson a Táblázat gombra a Beszúrás eszköztáron. Hozzon létre egy kétoszlopos táblát. A bal oldali oszlopban felsorolja azokat a kérdéseket, amelyekkel Önnek és csapatának válaszolnia kell, hogy a projektet időben és a költségvetésben teljesítse. Írjon be egy olyan kérdést, mint a „Meghatározott projektcélok?” A jobb oldali oszlopban tanácsot adhat a kérdés megválaszolására a csapat irányítása érdekében. Írja be például az „[A szöveg cseréje a célokkal. Győződjön meg róla, hogy azok konkrétak, mérhetőek, elérhetőek, relevánsak és időszerűek.] ”

5.

Tartalmazza a projektre vonatkozó lépéseket, mint például: „Az üzleti esetet kifejlesztették?” "Megvizsgálták a kockázatot?" "Az üzleti funkcióit azonosították?" "A projekt mérföldkövei teljesültek?" "A minőségi követelmények teljesültek?" "A projekt költségvetésen belül van?" és "A befejezés jóváhagyása érkezett?" A folyamatlépések tervezésénél további segítséget a „PMBOK útmutató” néven ismert „Útmutató a projektmenedzsment testülethez”.

6.

Adjon hozzá két oszlopot az asztalhoz, jelölje meg őket az „Igen” és a „Nem” jelölésekkel. Ha befejezte ezt az ellenőrzőlistát, akkor Ön és csapata ellenőrizheti a sikeresen befejezett elemeket. Ha az ellenőrző listák a negatív válaszok nagy százalékát mutatják, a projektmunka valószínűleg nem fejeződött be.

7.

Adjon hozzá egy „Művelet elemeket” tartalmazó címet. Helyezzen be egy táblát három oszlopkal. Például a Microsoft Word használatával kattintson a Táblázat gombra a Beszúrás eszköztáron, és válassza ki a három oszlopot. Használja az első oszlopot a kiemelkedő feladatok felsorolásához. A második oszlopban felsorolja a feladathoz rendelt csapattagot. A harmadik oszlopban adja meg az esedékesség dátumát. Adott esetben hozzáadhat egy negyedik oszlopot a megjegyzésekhez.

8.

Ismételje meg az előző három lépést a fennmaradó négy projektmenedzsment folyamat vagy mindegyik saját rendszer esetében. Mentse el a fájlt egyetlen ellenőrzőlista sablonfájlként a jövőbeli dokumentumokhoz való felhasználásra, vagy mentse az egyes folyamatokat külön fájlként. Például mentse el a teljes fájlt felismerhető névvel, mint például a "Vállalati szabványos projektellenőrző lista". Ha például a Microsoft Word-t használó jövőbeni dokumentumokhoz sablonként szeretné menteni a fájlt, kattintson a "Fájl" gombra, a "Mentés másként" gombra, majd válassza ki a "Word sablon" opciót.

 

Hagyjuk Meg Véleményét