Hogyan változtassunk egy Jegyzettömb dokumentumot MS Excel fájlba

Ha táblázatkezelő dokumentumokat hoz létre a munkavállalói azonosítók nyomon követéséhez, az értékesítés előrejelzéséhez vagy a termékek összehasonlításához, előfordulhat, hogy előkészíti az adatokat egy másik programban, és nyissa meg a kapott fájlt a Microsoft Excel programban. A vesszővel elválasztott értékek vagy a CSV fájlformátum egyszerű szöveget használ, hogy az egyes cellák értékeit és a táblázatkezelő adatok sor tartalmát reprezentálja. A CSV formátumnak való megfelelés kevéssé tervezhető a Jegyzettömb segítségével, hogy írja be a táblázatkezelő tartalmát, miközben távol van az irodai számítógépétől, és gyorsan átalakíthatja az eredményeket Excel-dokumentumba.

Fájlbeállítás

A Microsoft Excelben megnyitandó CSV-fájl létrehozásához el kell döntenie, hogy hány oszlopot fog használni a Microsoft Excelben a Jegyzettömbben előkészített információs kategóriákhoz. Az első Excel-sorának tartalmaznia kell az adatok fejlécét, amelyek mindegyike egy egyedi oszlop tartalmát feltünteti. Az oszlopfejlécekké alakuló szöveg létrehozásához írja be őket a Jegyzettömb fájl első sorába, elválasztva a címkéket vesszővel, és a beviteli sor létrehozásához nyomja meg az Enter billentyűt. Például, ha a táblázata felsorolja a neveket és a munkavállalói azonosító számokat, akkor a fejlécek "Első név, Középső név, Vezetéknév, Jelvény szám" szóval rendelkezhetnek.

Adatbevitel

Ha már biztos benne, hogy hány oszlopot tölt be az adatok, és létrehozta a fejléceket, beírhatja az adatait, soronként. Ha az egyik adatértéke vesszőt tartalmaz, akkor az értéket idézőjelekben kell csatolni. Ha például egy helyettesítő azonosító jelvény egy speciális jelölést tartalmaz, amely egy vesszőt tartalmaz, írja be az értéket "Jelvény szám, 2", és helyezze el a határoló vesszőt a záró kettős idézőjel után. Hasonlóképpen, ha az egyik értéke idézőjeleket használ, akkor az idézőjeleket kettős idézőjelekkel körülveszi, és egy idézőjelben helyezzen el egy extra kettős idézőjelet az anyag előtt és mögött. Például, ha az egyik alkalmazottjának középső neve John, és a "Tiny" becenevet használja, írja be a nevet "John" "Tiny" ""

Végső lépések

Amikor az összes adatot beírta a Jegyzettömbbe, mentse el a fájlt szöveges dokumentumként, és módosítsa a fájl kiterjesztését ".csv" -re. Bár a CSV dokumentumok közönséges szöveget tartalmaznak, a Microsoft Excel nem ismeri fel őket CSV fájlként a megfelelő fájlkiterjesztés nélkül. Amikor a Microsoft Excel "Fájl" lapjára kattint, és megnyitja a "Megnyitás" gombot a Megnyitás párbeszédpanel megjelenítéséhez, akkor a fájl típusát "Szövegfájlok" -ra állíthatja, így a CSV-dokumentum megjelenik a listában, majd kattintson duplán a fájlnévben egy új munkafüzet-dokumentumban való megnyitásához. Mindig bölcs dolog ellenőrizni, hogy az Excel helyesen azonosítja-e a számokat és a dátumokat. Ha ez megtörténik, az értékek az Excel celláikban jobbra jelennek meg. Annak érdekében, hogy jobban ellenőrizze, hogyan értelmezi és formázza az adatokat az Excel, megnyithatja a CSV-fájlt a Szöveg importálása varázslón keresztül. A varázslót az Excel szalag adatainak lapján találja a Külső adatok beolvasása alatt.

szempontok

Ha egyik rekordja nem tartalmaz egy adott mező értékét, akkor egy másik vesszőt kell beírnia az előtte lévő mezőt határoló mező után. Ha például Jane Roe munkatársának nincs közepes neve, akkor a rekordja Roe,, Jane-t fogja olvasni. Az üres mezők egyértelműbbé tételéhez a szövegfájlban képviselheti őket egymást követő páros idézőjelekkel és kövesse őket egy vessző. Az Excel figyelmen kívül hagyja az idézőjeleket, amikor megnyitja a CSV fájlt. Jane Roe rekordja így "Roe", "", "Jane" feliratot tartalmaz. Ha véletlenül kihagy egy mezőt, az adatok nem sorolhatók fel az Excel megfelelő oszlopaiban. A probléma kijavításához szerkessze a CSV-fájlt, hogy kijavítsa a hiányzó mezőt, és nyissa meg újra az Excelben.

 

Hagyjuk Meg Véleményét