Az Office-eljárások módosítása

A változó irodai eljárások gondos tervezést igényelnek annak érdekében, hogy az alkalmazottak megértsék az új eljárásokat, és ne térjenek vissza a régi szokásokba. Dolgozzon egy megfelelő vállalati munkatársakkal egy munkacsoporttal, hogy segítsen azonosítani a változó területeket és készítse el az új eljárásokat. Figyelemmel kíséri az eljárásokat annak biztosítására, hogy a változások megvalósuljanak és hatékonyan és eredményesen működjenek a tartós változás biztosítása érdekében.

A problémák azonosítása

Az irodai eljárások tartós javítása olyan folyamat, amely a jelenlegi eljárások vizsgálatával kezdődik. Először is meg kell határozni, hogy milyen irodai eljárások nem hatékonyak és miért. Előfordulhat, hogy külső tényezők, például egy új, nagy ügyfélszerződés, az irodai személyzet jelentős növekedése vagy a szabályozás megváltozása miatt megváltoztathatja a vállalat eljárásait. A munkavállalói feladatokkal foglalkozó csoporttal való munka során a szükséges változtatásokat sorolja fel elsőbbségi sorrendben, a legnehezebbtől a legegyszerűbb megvalósításig.

Változások tervezése

Készítsen olyan tervet, amely rögzíti az azonosított eljárási hiányosságokat, és érzékeny a vállalat kultúrájára. Minden változásnak összhangban kell lennie a változások teljes testével. Például, ha az összes bejövő hívást a központi operátoron keresztül kell továbbítani, akkor rendelkeznie kell egy rendszerrel, amely azonnali értesítést küld a hívott személyzet tagjának. Ennek a folyamatnak figyelembe kell vennie azokat a hívásokat, amelyeket nem lehet kitölteni, vagy amelyeket egy adott osztályhoz vagy személyhez kell továbbítani. Ha minden személynek joga van a kellékek megrendelésére, a központosított rendelési rendszernek tartalmaznia kell a vásárlási megrendelőlapokat és egyéb szükséges dokumentumokat.

Végezze el a változtatásokat

Végrehajtja a változtatásokat, miután egy tervet létrehoztak és jóváhagytak. A változtatásokat többféle módon is elvégezheti. Végezzen el egy olyan képzési programot, amely az összes változtatást lefedi, és az edzés befejezése után halad az új eljárásokhoz. Tanítsd meg a felügyelőket a megváltozott eljárásokban, és tanítsd meg nekik, hogyan kell képezni a személyzetet. Végezzen egy vagy néhány változtatást rendszeres ütemezésben egy előre meghatározott időtartamon belül, amíg az összes új eljárást végrehajtják.

Ellenőrizze az eljárásokat

A végrehajtás utáni eljárások értékelése és nyomon követése kulcsfontosságú a sikerük szempontjából. A dolgok régi módjai könnyen visszatérhetnek, ha nem figyelnek rendszeresen. Az eljárások értékelése lehetővé teszi Önnek és a munkacsoportnak annak megállapítását is, hogy szükség van-e bizonyos módosításokra vagy új anyagokra, vagy ha további képzésre van szükség. A felügyelőktől és az új eljárásokkal foglalkozó személyzet észrevételeinek felkérése segít meghatározni, hogy az eljárások mennyire hatékonyak és hogyan lehet hatékonyabbá tenni őket.

 

Hagyjuk Meg Véleményét